내용증명은 누군가에게 어떤 내용의 문서를 특정한 날짜에 보낸 사실을 공식적으로 증명할 목적을 갖고 있습니다. 이러한 사실은 나중에 분쟁이 발생했을 때 입증하기 위한 증거로 활용됩니다. 또 상대방에게 심리적으로 압박감을 주기 위한 용도로도 쓰이기도 합니다.
그렇다고 법적으로 갔을 때 해당 문서에 적힌 내용이 사실이라는 것을 보장하지는 않습니다. 상대방이 어떤 문제의 내용을 언제 통보받았는지에 대한 사실만을 입증합니다. 즉 간접적인 증거로 활용되는 것입니다.
이러한 내용증명 작성방법은 특별히 정해진 형식을 따르지는 않습니다. 내용 그 자체가 가장 중요합니다. 육하원칙에 따라 전하고자 하는 내용을 작성할 필요가 있습니다. 즉 누가(Who), 언제(When), 어디서(Where), 무엇을(What), 어떻게(How), 왜(Why) 등 필요한 요소가 포함되어야 알리고자 하는 내용을 정확하게 작성할 수 있습니다.
또 법적 절차를 염두에 두고 있다면 나중에 생길 분쟁을 예상하여 작성해야 합니다. 본인이 하고 싶은 말을 앞세우기보다 분쟁 해결에 필요한 말만 적는 것이 좋습니다. 괜히 하고 싶은 말만 적다 보면 오히려 상대방에게 유리한 내용이 들어갈 수 있습니다.
아무래도 내용증명은 전세금 반환, 물품대금, 공사대금, 미수금, 채무 등 사안에 따라 그 내용이 달라지게 마련입니다. 그래서 인터넷에서 구할 수 있는 관련 서식을 참조할 때는 넣거나 넣지 말아야 될 사실을 구분할 필요가 있습니다. 왜냐하면 미처 생각하지 못한 부분에서 다툴 일이 숨어 있을 수 있기 때문입니다.
내용증명 작성방법에 따라 문서를 완성하였다면 가장 먼저 발송 전 보내는 사람과 받는 사람의 이름과 주소가 상단에 기재되었는지 확인합니다. 그리고 문서 하단에 이름을 적고 도장을 찍되 필수는 아닙니다. 이렇게 작성한 문서는 두 장 더 복사하여 총 세 장을 준비하면 됩니다.
그런데 나름 공들여 보낸 내용증명이 반송되는 경우가 있습니다. 이럴 때는 처음 보낸 주소 외에 다른 주소도 파악하여 보낼 필요가 있습니다. 이처럼 가능한 모든 방법을 동원했다면 상대방에게 보내주지 못했더라도 낙심할 필요는 없습니다. 법적 분쟁으로 갔을 때 노력 자체에도 의미가 있습니다.
만약 보관 중이던 내용증명 서류를 분실했다면 우체국에 방문하면 됩니다. 보낸 날로부터 3년 이내의 것이라면 재발급받을 수 있습니다. 그런데 원본 자체가 필요한 일은 거의 없다고 봐도 무방합니다.
내용증명은 법적 분쟁이 생겼을 때 상대방과 얘기한 사실을 다툼 없이 증명할 수 있는 역할을 합니다. 그렇다 보니 제대로 된 역할을 위해 내용증명 작성방법에 신경 쓸 수밖에 없습니다. 따라서 좀 더 쉬운 진행을 위해서 전문가의 도움을 받는 것도 하나의 방법입니다.
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